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你是如何給領導匯報項目進行情況的?

05-09 14:08:37

職場有兩個安身立命的技能,一個是跟同事甩鍋,另一個就是跟領導匯報工作。所謂甩鍋,就是明確職責邊界,知道自己該干什么;而匯報工作,則是讓領導知道你干了什么。幾種工作匯報的誤區:

 

第一種誤區是工作匯報總是事無巨細,根本不管領導煩不煩。另一種則是害怕擔責任,如果自己已經把工作的所有細節和領導匯報過,真出了問題,也輪不到自己背鍋,畢竟我們是跟領導請示過的。

第二種誤區和第一種恰恰相反,下屬跟上司匯報工作,總是輕描淡寫,趕著匯報趕著離開。出現這種情況的原因多數是怕上司會提出過多的修改意見,導致自己的工作量會增加。但是如果每次匯報工作都草草帶過的話,會讓上司對你的工作質量產生懷疑,覺得你不是一個靠譜的人。

第三種,報喜不報憂。這種項目經理就像和珅一樣圓滑,傳達給領導的永遠是好消息:進展總是順利的,團隊一定是和諧的,客戶必定是滿意的,天下永遠是太平的,仿佛天氣永遠是晴空萬里,永遠不會刮風下雨似的。領導聽了往往也是眉開眼笑,點頭贊許。

第四種,恰好和第三種相反,總是顯得憂心忡忡。也許是由于項目經理有很強的危機感,每次匯報必然是聽上去大問題套著小問題,項目危機重重,好像天快塌下來了似的。這種項目經理就象紀曉嵐一樣實在,一開口就是民不聊生,百姓受苦,皇帝聽了難免會愁眉不展,憂心不已。

第五種,一五一十陳述項目的現狀,比如這個星期完成了什么模塊,客戶又要求增加什么功能,系統設計方面碰到了什么問題,整個過程基本上不帶一句點評。

可以說,這幾種項目經理都沒有理解領導究竟在關心什么,到底想要得到什么樣的信息。

領導之所以想要聽匯報,無非是想看看項目干得怎么樣。項目當前完成了多少功能。項目平時有一些小小的異常沒有關系,只要項目經理能牢牢把控全局,它就是一個健康的項目。

從這個角度來說,領導要求匯報,其實是在尋求信心。要給領導信心,最重要的就是展示受控。受此啟發,下次你再匯報工作時,就可以這樣來匯報了:

 

項目經理在匯報工作的時候借助項目管理工具進度貓,通過進度貓可以更直觀的讓領導了解項目的情況。

首先,簡要陳述項目總體情況。例如打開進度貓甘特圖讓領導了解項目的總體的進度,項目中員工士氣等,對于好的地方一定要展示出來,這實際是在暗示領導,你是個明白人,在你的治下,工作井井有條。

然后,匯報項目中的大事,以及你的對策。比如項目的里程碑,客戶領導的檢查等等,同時一定要記得說一下你準備怎樣應對。這樣做的內在含義是告訴領導,項目經理不但有大局觀,而且對重要細節也跟得很緊,而且很有想法,雖然有一些問題,但不足為懼。

最后可以通過進度貓來展示下一步的工作計劃,工作重點等,從而讓領導明白,你的思路很清晰。

總之,圍繞一個核心目的:項目在控制之中,請領導放心。當然,讓領導放心,也要建立實事求是的基礎上。如果項目本身一團糟,你把領導忽悠得再開心,也是沒有意義的。


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